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員工“理解到位”才可能“執行到位”!說的明白點

8648 人參與  2018年11月12日 12:07  分類 : 創業思維  評論

  “理解到位”才可能“執行到位”。很多的管理問題都是因為員工的理解不到位造成的,你認為他理解了,實際上他根本沒有理解;即便是他認為自己理解了,經過驗證,他也并非真正理解。很多事情辦不好,并不是由于執行不到位,而是由于理解不到位造成的。可以說“理解效率”是所有“管理效率”的基礎。因此,如何將一件事情交代清楚,并讓員工理解到位,是最基的管理動作,也是一個管理干部最重要的技能。我們在模壓式訓練中,也充分注意到了這個問題對訓練效果的影響,并總結了一套讓學員理解到位的方法,供大家參考。

  

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  說明白

  員工不理解的很大一部分根源是由于管理干部沒有說明白。“把一件事情說明白”是很不容易的,尤其事情非常復雜的時候,這一點更加重要。為此,我們必須加強這方面的訓練,并形成一個有效的陳述套路,以幫助管理人員能夠把事情說清楚。

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  首先,列清單。

  管理干部必須將想說的事情,按照重要次序提前排序,并1、2、3的羅列在紙上,不要寫一大段文字,越簡單、清晰越好。通過這種手段,可以將事情條理化,增強陳述的邏輯性,一方面便于自己的陳述,另一方面有利于下屬的理解。比如,打掃衛生的陳述內容可以羅列如下:

  1. 分成四個組

  1.1選組長

  1.2學習打掃規范

  2.編排值日表

  3.出現緊急情況的處理

  4.檢查

  無序的排布會讓下屬感到難以理解。比如,上面的內容還可以寫成,分四個組、學習打掃規范、檢查、編排值日表、選組長、出現緊急情況的處理。這樣的陳述方式很明顯是難以理解的。

  第二,重復

  很多情況下,員工的理解與是否分清主次有關。為了讓員工抓住重點,對重要的事情一定要多重復幾遍。最好的方式是這樣的。

  開篇,說明主題及重點;

  中間,圍繞重點內容展開,旁枝側節可以一帶而過,不要在一些不重要的問題上糾纏;

  停頓,每講一段要停頓,要將重點的內容總結重復一下;

  結尾,將所有的重點內容總結一下;以便加深理解;

  重復以上動作,在還不是很明白的情況下,可以多重復幾遍。

  上面的陳述方式中,重點被重復讀了四遍,重復的次數越多越重要。重復是一個非常重要的幫助銷售人員理解的方法,對于接受能力不是很高的員工來說,不失為一個既簡單又實用的方式。820軍校的“迭代訓練法”就是這個原理,感興趣的讀者可以參看相關文章。

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  第三,用下屬的語言。

  貓之所以聽不懂人說話,是因為貓不懂人的語言,要讓貓明白你的意思,你必須用貓的語言才行。領導有時候經常用一些只有自己懂得,而其他人并不明白的語言講述事情,最后造成大家都不明白。可以說,聽不明白的根源就是講不明白,即便是最笨的人沒有聽明白,也是講的問題而不是聽的問題。必須用大家聽得懂的話進行陳述。為此,可以通過以下的方法提高通俗易懂性。

  1、站在對方立場。時刻提醒自己,我不是他,他也不是我;

  2、避免專業術語。盡量不要用專業術語,如引用,必須進行詳細的解釋。

  3、打比方。用生活中大家都熟悉的事情說明,容易增加理解;

  4、舉例子。將以前發生過的事情,對照著陳述一遍;

  5、現場表演。有些事情演示容易,說明困難。

  聽明白

  說明白是輸入,聽明白是輸出。是否聽明白,就要看他是否能夠正確的表達出來。因此,對于管理干部來說,員工是否聽明白,更多的應當是驗證是否“講明白”的過程。以下方式可以借鑒。

  第一,提問。

  提問可以分成兩種,一種是我們直接提問題,另一種是讓員工自己提問題。在安排工作的時候,要不斷的提問,特別是對于重點的內容。通過提問,一方面可以提高注意力,另一方面了解員工的掌握程度。提問要穿插在每個段落之間,不要全部講完之后進行提問。另外,要留給員工自己提問的時間,最好是在全部講完之后提問,通過員工的提問,可以發現他們對于工作的理解程度,以及他們最關心的要點。

  第二,復述

  復述也是一個很好的了解對任務理解程度的方法,復述要讓員工用自己的語言,不能簡單的背誦領導的話。復述最好是一群人的時候,一個人說,大家來聽,然后大家在對復述的內容提出意見與問題,這樣的動作反復幾次,會極大的增強對任務的理解。

  第三,書寫

  對于極為重要的任務,必須要求員工書寫規劃、計劃、總結等類似的內容,通過書寫來把握員工對任務的理解程度。書寫一定要有字數與要求,比如1000-2000字,對于那些理解不到位的人員,這應當是一個巨大的挑戰。多數員工對與書寫是非常懼怕的,特別是基礎的員工,越是這樣越要堅持,通常只要3、4次之后,員工的理解力就會得到巨大提高。另外,書寫還有一個非常重要的好處,就是書寫完的成果可以在公司內部進行學習,甚至可以成為一個模板被長久的保存下來。

  第四,討論

  組織討論也是一個很好的增加理解的方式。為了保證討論的效果,必須對討論的結果提出要求,比如,上交報告、計劃之類可以看得見的成果。這樣可以督促員工提高討論的效率。與上面的方式不同,討論可以使員工借鑒別人的思想,起到查漏補缺的作用,從而使大家達到相互接近的水平。這是通過其他的方式很難得到的,因此,對于重要任務,特別是需要群體配合的任務,討論應當成為一個必要的手段。

  “讓員工理解”是一個非常復雜的問題,它時時刻刻影響著我們的工作,我們的大量時間被消耗掉在“讓員工理解”的環節中。因此,提高“理解效率”是提高管理效率的基礎。我們上面講到的“說明白”、“聽明白”的各種訓練方式,都是提高“理解效率”的最基礎技能,每個管理人員必須掌握。

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